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올바르게 설정하는 방법

인사부에는 민감한 정보가 포함된 복잡한 문서가 있는 경우가 많습니다.

이러한 파일은 직원 기록으로 가득 찬 파일 캐비닛 내부에서 정리되지 않은 상태로 보관될 수 있습니다. 또는 직원 문서 관리 시스템 덕분에 안전하고 확실하게 정리된 상태로 보관할 수 있습니다.

효과적인 직원 문서 관리를 통해 HR 케이스 관리 소프트웨어 모든 직원 데이터를 쉽게 검색, 저장, 관리할 수 있습니다. 이렇게 하면 파일이나 직원 기록에 액세스해야 하는 경우 끝없는 양의 서류 작업을 거치지 않고도 빠르게 찾을 수 있습니다.

직원 문서 관리를 설정하는 방법

필요한 단계를 알고 나면 직원 문서 관리 전략을 만드는 것은 쉽습니다. 시작하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 필요한 서류를 결정합니다

먼저, 귀하의 회사에서 수집하는 파일과 기록을 식별하십시오. 문서는 일반적으로 부서에서 처리하는 HR 기능과 관련됩니다.

필요한 HR 문서는 일반적으로 다음과 같습니다.

  • 파일 모집: 인터뷰 노트, 직무 설명, 지원서 및 이력서와 관련된 모든 것, 채용 전 테스트 결과.
  • 안전 및 사고 보고서: 의료 기록, 근로자 보상, 사고 보고서를 자세히 설명하는 서류입니다.
  • 채용 서류: 신입사원 입사, 고용 계약, I-9와 관련된 기록입니다.
  • 직원 기록: 서명된 직원 핸드북, 정책 변경 사항, 비경쟁 계약, 인사 파일 또는 정의된 HR 정책.
  • 교육 자료: 직원 교육 프로그램과 관련된 기록 및 리소스.
  • 급여 서류: 출석 기록, 세금 양식, 시간 기록표 및 급여 명세서.
  • 문서를 남겨주세요: 다음과 관련된 요청 유급 휴가, 안식년 또는 유급 육아 휴가.
  • 혜택 문서: 플랜, 등록 서류, 다양한 제안에 관한 정보입니다.
  • 장애 기록: 요청 양식, 장애 정보, 특정 편의 시설에 대한 요청을 남겨주세요.
  • 직원 파일: 성과 평가, 보상 기록, 실업 기록, 승진 서류와 관련된 모든 것.

2. 접근 제한 정의

일부 HR 문서는 기밀이거나 특정 직원에 대한 제한된 액세스가 필요합니다. 파일을 정리하면서 액세스 요구 사항을 정의하고 싶을 것입니다.

기록에 대한 액세스를 제어하려면 모든 직원, 관리자 또는 HR 부서만 문서에 액세스해야 하는지 고려하세요. 또한 이러한 사람들이 해당 파일을 필요로 하는 시기와 빈도에 따라 권한을 결정할 수도 있습니다. 또한 이러한 개인이 이러한 특정 문서에 어떻게 액세스할 수 있는지 고려하십시오.

3. 정보의 유효기간 확인

바쁜 HR 전문가로서 한 번에 하나의 문서를 작성하고 완료하는 것이 도움이 될 것입니다.

때로는 이러한 파일 내의 데이터에 만료 날짜가 있기 때문에 일반적으로 그렇지 않습니다. 또한 문서가 무효화되기 전에 특정 기간 동안 문서를 보관하는 것은 인사팀의 몫입니다. 직원 문서 관리를 설정할 때 만료 날짜가 있는 파일을 살펴보고 만료 날짜에 대한 알림을 설정하는 것을 고려하세요. 사례 관리는 특정 문제의 시작과 끝을 결정하는 데도 도움이 될 수 있습니다.

만료되는 파일을 식별하려면 다음을 질문하십시오.

  • 조직은 법에 따라 특정 파일을 보관해야 합니까?
  • 이 파일을 얼마나 오랫동안 보관해야 합니까?
  • 문서 폐기를 유발할 수 있는 이벤트가 있습니까?
  • 만료된 파일을 보관하는 데 법적 책임이 있습니까?

4. 보안 수준 결정

문서 관리 프로세스를 간소화함에 따라 일부 기록에는 다른 기록보다 더 많은 보안과 보호가 필요하다는 것을 알게 될 것입니다. 예를 들어, 직원 파일 폴더와 별도로 보관해야 하는 의료 및 장애 정보와 같이 이러한 파일의 일부 정보는 법으로 보호될 수 있습니다.

또한 문서가 만료되었거나 조직에서 더 이상 보관할 필요가 없는 경우 어떻게 폐기할 수 있습니까? 오래된 교육 문서와 같은 일부 파일은 간단히 폐기할 수 있습니다. 과거 또는 현재 직원에 대한 개인 정보가 포함된 정보는 파쇄되어야 합니다.

5. 파일 저장 및 보관 계획 수립

파일에 필요한 보안을 더 잘 이해하고 나면 파일 관리를 진행할 수 있습니다. 종이 사본(결국 파쇄해야 하는 파일 등)으로 남을 파일과 디지털로 저장할 수 있는 파일을 결정하고 싶을 것입니다. 종이를 전혀 사용하지 않을 수 있다면 이것이 가장 쉬운 선택일 수 있습니다.

그런 다음 파일을 그룹화하는 방법을 결정할 수 있습니다. 예를 들어 직원은 보험이나 세금에 대한 주요 정보가 포함된 리소스 라이브러리에 액세스할 수 있고, 관리자와 팀 리더는 직원 ​​기록에 액세스할 수 있습니다.

6. 소프트웨어 활용

조직에서 적합한 HR 서비스 제공 소프트웨어를 찾는 데 시간이 걸리는 경우 이 도구를 쉽게 활용하여 직원 문서 관리를 단순화할 수 있습니다. 필요한 모든 파일이 한 곳에 있으므로 가장 필요한 기록에 대한 매개변수, 제한 사항 및 보안 설정을 쉽게 설정할 수 있습니다.

직원 문서 관리 시스템의 이점

조직이나 산업에 관계없이 HR 팀 내에서 직원 문서 관리 시스템을 구현하면 많은 이점이 있습니다.

규정 준수 상태 유지

HR 파일용 문서 관리 시스템의 주요 이점 중 하나는 조직의 보안과 규정 준수를 유지할 수 있다는 것입니다. 이러한 시스템을 통해 인사팀은 어떤 문서가 파일에 있는지, 누락되었는지, 오래되었는지, 규정을 준수하는지 쉽게 확인할 수 있습니다. 포괄적인 문서 저장 시스템을 보유하면 조직이 모든 관련 요구 사항을 준수하는 데 도움이 됩니다.

법적 보호

전반적인 비즈니스 요구 사항과 관련하여 귀하는 항상 법률의 제약을 따르기를 원합니다. 고용주가 특정 직원 기록을 저장하도록 요구하는 수많은 연방법에 따라 직원 문서 관리 기능이 있는 소프트웨어를 활용하는 것이 반드시 필요합니다. 이러한 연방 요구 사항 외에도 특정 소송, 규제 감사 및 문의, 직원 불만 사항에 답변하려면 직원 문서에 쉽게 액세스할 수 있어야 합니다.

예를 들어, 직원이 귀하의 조직을 상대로 차별 불만을 제기하는 경우 HR은 과거 성과 평가, 보상 데이터 및 출석 기록을 참조해야 할 가능성이 높습니다. 불만 사항이 법적 조사로 바뀌고 EEOC(고용평등위원회)가 관련된 경우 HR 팀은 이러한 기록을 활용하여 소송으로부터 조직을 보호할 수 있습니다.

보안 및 개인 정보 보호 유지

특정 직원 기록은 안전하게 저장해야 하지만 다른 직원 기록에는 특정 보존 기간이 있으므로 이러한 모든 기록을 한 곳에 보관하는 것이 가장 좋습니다. 고용주는 법적으로 의료 정보, 장애 세부 정보, 사회 보장 번호 및 기타 개인 정보와 관련된 파일과 같은 민감한 직원 데이터를 보호해야 합니다.

직원 문서 관리 시스템을 마련하면 이러한 법적 요구 사항을 충족하는 보안 프로토콜을 갖추게 됩니다.

보안 및 개인 정보 보호와 관련된 문서 시스템의 기능은 일반적으로 다음과 같습니다.

  • 실제 파일 잠금
  • 사용하지 않을 때 컴퓨터 및 기타 장비를 안전하게 보호
  • 비밀번호 및 암호화 설정으로 전자 데이터 보호

HR 생산성 향상
HR 부서는 쉽게 문서를 검색하고 직원 파일 일관성을 향상할 수 있을 때 생산성이 더욱 높아집니다. 서류 캐비닛이나 정리되지 않은 문서로 가득 찬 상자를 검색하는 데 소요되는 시간을 줄이고 관리와 같은 일상적인 역할에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 직원 관계.

예를 들어, 내부 이동이나 재배치 등 직원 업무를 관리하는 데 드는 시간과 노력을 상상해 보세요. 모든 파일을 한 곳에 보관하면 이동 관리 프로세스를 더욱 간단하게 만드는 데 도움이 될 수 있습니다.

작업 흐름 개선

종이 파일을 전자 문서로 변환하는 프로세스를 자동화하면 HR 부서는 물론 다른 관리자 및 최고 경영진의 워크플로가 개선됩니다. 중요한 직원 기록이 필요할 때나 기록을 변경해야 할 때에도 상관없습니다. 혜택 관리 정책을 수행하면 빠르고 효율적으로 수행할 수 있습니다.

HR 팀과 다른 관리자의 작업 흐름을 개선하는 것 외에도 이러한 파일을 클라우드 기반 문서 관리 시스템 내에 안전하게 정리하고 저장하면 직원이 HR 팀에 도움을 요청할 필요 없이 필요한 문서에 쉽게 액세스할 수 있습니다.

직원 문서 관리 시스템의 과제

반면에 직원 문서 관리 시스템을 구현하는 데는 몇 가지 어려움이 따릅니다. 주요 과제 중 하나는 처음으로 새로운 프로세스를 활용하는 교육 프로세스입니다. 이 새로운 소프트웨어에 투자하는 것 외에도 규정을 준수하고 안전한 방식으로 사용하는 방법에 대해 직원을 교육하는 데 시간과 노력을 투자해야 합니다.

귀하의 비즈니스에서 선택하는 도구에 따라 종이에서 종이 없는 파일로 전환하는 데 시간이 걸릴 수도 있습니다. 혜택을 누리려면 익숙해지는 데 시간이 걸리고 완전히 강화해야 합니다.

디지털 업무공간으로의 전환

중요한 직원 파일을 검색하는 데 시간을 낭비하지 말고 직원 문서 관리를 활용하세요. 당신은 “내가 그 종이를 어디에 뒀지?”라고 묻게 될 것입니다. 훨씬 더 적은 시간을 투자하여 성공을 위한 올바른 프로세스를 마련하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

직원 문서 관리 시스템에 중요한 파일이 모두 있으면 조직의 HR 규정 준수를 개선할 수 있는 다른 방법을 알아보세요.